Как и где проставляется апостиль↑

Апостиль - специальный знак, удостоверяющий официальные документы некоммерческого характера и служащий для упрощения документооборота между странами. До 1961 года любой официальный документ, который граждане одной страны предъявляли в другой стране, требовал консульской легализации - процедуры, призванной удостоверить, что данный документ соответствует законам страны, в которой он был выдан.

Оформление консульской легализации было делом долгим, сложным и хлопотным. Чтобы упростить процесс, в 1961 году была составлена Гаагская конвенция, к которой на данный момент присоединилось 98 стран. Этот документ ввел в обращение апостиль — специальный знак, проставляемый на официальные документы некоммерческого характера, созданные в одном государстве и подлежащие передаче в другое государство и подтверждающий законность и подлинность этих документов.

Проставление апостиля полностью заменило процедуру консульской легализации. Любой документ, заверенный апостилем в одном из государств-участников Конвенции, принимается в другом государстве-участнике Конвенции без каких-либо ограничений.

Россия присоединилась к Конвенции в 1992 году.

Как выглядит апостиль↑

Апостиль проставляется на удостоверяемом документе, либо на отдельном листе. В таком случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Апостиль составляется на французском или английском языках, либо на государственном языке страны, где он проставлен. Чтобы избежать возможных проблем, лучше проставлять двуязычный апостиль, в котором надписи на государственном языке (в нашем случае - русском) дублируются переводом на английский или французский.

Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» может быть только на французском языке.

Апостиль должен содержать следующие данные:

• официальное название государства, выдавшего апостиль;
• фамилия, имя, отчество и должность чиновника, подписавшего удостоверяемый апостилем документ;
• название учреждения, печатью которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем;
• название города, в котором проставлен апостиль;
• дата проставления апостиля;
• название организации, проставившего апостиль;
• индивидуальный номер апостиля;
• печать учреждения, проставившего апостиль;
• подпись должностного лица, проставившего апостиль.

Апостиль проставляется на:

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административные документы (в частности, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния);
• нотариальные акты;
• официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определённую дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Когда речь идет об официальных документах - например, свидетельстве о рождении или дипломе - чаще всего апостиль проставляется на нотариально заверенную копию официального документа. Если же речь идет о документе, оформленном у нотариуса - например, доверенности - апостиль всегда ставится на оригинал.

Апостиль не проставляется на:

• документы, совершённые дипломатическими или консульскими агентами;
• административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Также апостиль нельзя проставить на неофициальные документы - т.е. документы, не исходящие от государственных органов и не имеющие нотариального удостоверения. К примеру, апостиль не проставляется на коммерческую корреспонденцию или счета.

Где проставить апостиль↑

Правом проставления апостиля в России обладает несколько организаций. Каждая из них удостоверяет документы в своей сфере ответственности. Итак:

1. Официальные документы, исходящие от федеральных органов государственной власти, физических и юридических лиц или их копии,  нотариально заверенные  в установленном порядке - апостиль проставляет Министерство юстиции РФ.

2. Официальные документы, исходящие от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, нотариусов, органов местного самоуправления, исполненные в субъектах РФ или их копии - апостиль проставляют соответствующие территориальные органы Министерства юстиции РФ.

3. Документы о военной службе (работе) в Вооружённых Силах РФ, Вооружённых Силах СССР и Объединённых Вооружённых Силах СНГ, выдаваемых в РФ - апостиль проставляет Министерство обороны РФ.

4. Справки о наличии (отсутствии) судимости, архивные справки, выписки или копии документов,  справки из реестра дисквалифицированных лиц - апостиль проставляет Министерство Внутренних дел РФ.

5. Документы государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях - проставляются в Департаменте образования по месту жительства. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ об образовании может быть выдан в любом регионе РФ или РСФСР.

6. Архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, подготовленные федеральными государственными архивами - апостиль проставляет Федеральное архивное агентство России.

7. Архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, исполненные по документам подведомственным им архивов - апостиль проставляют уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

8.  Официальные документы о государственной регистрации актов гражданского состояния — апостиль проставляют органы ЗАГС субъектов РФ. При этом на документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостиль ставится только в объединенном архиве ЗАГС этого региона.

Чтобы проставить апостиль в столице, москвичам нужно подать документы в Главное управление Министерства юстиции РФ по Москве по адресу ул. Кржижановского, д.13 корп.1 (м. Профсоюзная). О графике приема документов нужно обращаться в управление по телефону (499) 124-24-26.

Какие документы необходимы↑

Каждое ведомство из указанных выше, устанавливает свой пакет документов, которые нужно подать для установления апостиля. Однако основной список у всех - один и тот же.

1. Заявление о проставлении апостиля на официальном документе (оригинал, 1 шт.)

2. Официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, на который требуется проставить апостиль (оригинал и копия,  по 1 шт.)

3. Документ, удостоверяющий личность заявителя (оригинал, 1 шт.). Если заявление подается доверенным лицом, требуется также официальная доверенность и документ, удостоверяющий личность доверенного лица.

4. Квитанция об оплате госпошлины (оригинал, 1 шт.) За проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ. При подтверждении документа об образовании бланк квитанции выдается непосредственно в момент подачи документов.

5. Для проставления апостиля на документ об образовании - информация об образовательном учреждении: наименование учреждения, его юридический адрес, телефон, факс, электронная почта на момент подачи заявления (при наличии такой информации у заявителя) в произвольной форме на бумаге.

6. Если с момента выдачи документа заявитель поменял паспортные данные - например, диплом выписан на девичью фамилию - нужно предоставить заверенную копию документа, подтверждающего изменение паспортных данных (например, свидетельства о браке).

Когда апостиль не нужен↑

Апостиль не ставится на документы, предназначенные для вывоза в те страны, с которыми у России подписаны договоры о взаимном признании официальных документов. То есть надлежащим образом оформленный на территории одной из сторон договора документ признаётся другим государством — стороной такого договора без каких-либо формальностей, при наличии заверенного перевода документа на государственный язык соответствующей страны. Это:

• Азербайджан
• Армения
• Беларусь
• Казахстан
• Молдавия
• Туркменистан
• Таджикистан
• Узбекистан
• Украина
• Албания
• Алжир
• Болгария
• Босния и Герцеговина
• Венгрия
• Вьетнам
• Грузия
• Испания (в отношении документов ЗАГС)
• Кипр
• КНДР
• Куба
• Латвия
• Литва
• Македония
• Монголия
• Панама
• Польша
• Румыния
• Словения
• Тунис
• Хорватия
• Чехия
• Эстония
• Сербия
• Черногория