Архивная выписка и архивная копия↑

Копии и выписки отличаются друг от друга.

Архивные выписки обычно делаются в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия. Т.е. это как бы "выжимка" из документа.

Архивная копия — это дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное архивом в том же порядке, как и архивные справки.

Если архивные копии изготовлены электрографическим методом, поисковые данные (т.е. данные запроса) проставляются на обороте каждого листа, а подпись и печать на обороте последнего листа документа.

Если нужно, для каких-либо целей (как правило, при восстановлении документов, а также в случае смерти родных, для подтверждения трудового стажа покойного и пр.), изъять документы из архива, то следует помнить, что не все документы можно получить по запросу. Временно изъять из архива можно следующие документы:

• трудовая книжка,
• наградная книжка,
• дипломы и т.д.

Изъятие этих документов происходит только по письменному заявлению владельца. Исключения составляют:

• паспорт,
• военный билет,
• профсоюзный билет и другие аналогичные документы.

Заверяются архивные копии и выписки на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а подпись руководителя организации, заверенная печатью, может проставляться только на последнем листе копии (выписки).

Ксерокопирование выписок, справок, архивных копий и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Как получить справку или другие документы?↑

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы могут выдаваться как заявителю, так и его доверенному лицу на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Если копию получает ваше доверенное лицо, то при получении подлинного личного документа, он должен предъявить нотариально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указав при этом в расписке свои паспортные данные.

При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если по каким-либо причинам вы не можете лично явиться для получения документов или не можете направить свое доверенное лицо, то разрешается отправление архивных документов по почте простыми письмами на адрес заявителя. Подлинные документы отправляются ценным или заказным письмом.

Бывают случаи, когда справку на руки выдать невозможно, к примеру:

• о привлечении к уголовной ответственности,
• о судимости,
• лишении прав гражданства и восстановлении в них,
• нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д.,

Тогда их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес того учреждения, которое отправило запрос, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом - апостилем, в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г., выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска.

Сведения об отсутствии документов, вследствие их гибели или утраты, также заверяются печатью организации.